مدیریت پروژه
پروژه ها در شرکت تبدیل انرژی پایا به دلیل ماهیت متنوع و غیر تکراری شان ، ساختاری متفاوت از کارهای روزمره و جاری دارند. با توجه به همین موضوع، مدیریت پروژه ها همواره مشکل تر از امور اداری و عادی شرکت است و نیازمند توجه بیشتر به ابعاد مختلف و متغیرکار است. مدیریت برای انجام اصلی ترین وظیفه خود یعنی تصمیم گیری در چنین ساختاری، نیازمند اطلاعاتی دقیق، سریع، بروز و کارآمد است تا بتواند تصمیمات خود را بر اساس پشتوانه ای معتبر اتخاذ نماید.
سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) در شرکت تبدیل انرژی پایا مجموعه ای از تکنیک ها و ابزارهای مورد استفاده در مدیریت پروژه می باشند که با هدف جمع آوری و ساماندهی اطلاعات موجود در یک پروژه طراحی و اجرا می گردند و مدیران پروژه ها از این ابزار ها و تکنیک ها برای جمع آوری، یکنواخت سازی و توزیع اطلاعات به شکل الکترونیکی استفاده می کنند.
سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه در شرکت تبدیل انرژی پایا می توانند در سطوح بالا و پایین مدیریتی و اجرایی در پروژه ها (شامل کلیه افراد شاغل و تاثیرگذار در پروژه) برای ارتباط با یکدیگر استفاده شوند. سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه کمک شایانی به برنامه ریزی و مدیریت زمان، اجرا و فرآیند اتمام پروژه (Closing) می کند. در هنگام برنامه ریزی فرآیندهای پروژه، مدیران پروژه شرکت تبدیل انرژی پایا از ابزار PMIS برای برآورد بهتر هزینه ها و بودجه استفاده می کنند.
شرکت تبدیل انرژی پایا با نگاه به سه زیر اساس ذیل تصمیم جاری سازی سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه (PMIS) اتخاذ کرد:
۱- این شرکت به عنوان سازمانی پروژه محور که ستون فقرات چرخه درآمدش از اجرای پروژه هاست تصمیم گرفت با کیفیت بیشتری به نظارت پروژه هایش بپردازد.
۲- دارا بودن پروژه های بزرگ با تعداد کارفرمایان، مشاوران و پیمانکاران در سطوح مختلف که با چالش مدیریت بهینه اطلاعات پروژه و ارتباط بین سازمانی مواجه بوده است.
۳- این شرکت به عنوان سازمانی که به علت تنوع، تعداد زیاد، پراکندگی جغرافیایی، پیچیدگی پروژه هایش تصمیم به جاری سازی ابزاری برای تجمیع و تحلیل اطلاعات سبد پروژه ها و همچنین روان کاری چرخش اطلاعات در پروژه ها را داشته است.
انعطاف پذیری بسیار بالای مجموعه نرم افزاری سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه با بسته های نرم افزاری درشرکت تبدیل انرژی پایا، باعث مدیریت اثر بخش منابع سازمان، مدیریت کامل و صحیح طرح ها، یکپارچه سازی و هماهنگی در فضاهای کاری، اندازه گیری و ردگیری عملکرد کلی، اندازه گیری اثر بخش و کنترل دقیق پروژه ها، برنامه ها و طرح ها و عملیات های سازمان، در تمام طول دوره اجرای پروژه ها می شود و این توانایی و بینش را خواهد داد تا با شناسایی مشکلات بالقوه و تصمیم گیری بهتر، پروژه های به بهینه ترین حالت مدیریت گردد.
راهکار سیستم های اطلاعات مدیریت پروژه سازمانی، پلتفرم انعطافپذیری است که توسط شرکت تبدیل انرژی پایا برای اتوماتیک کردن فرآیندهای مدیریت پروژه، طرح و پورتفولیو مورد استفاده قرار می گیرد. پیاده سازی راهکار مدیریت پروژه سازمانی علاوه بر مدیریت برنامه سازمانی استراتژیک محور و انتخاب پروژه ها، طرح ها و همچنین تحلیل آن ها به ذی نفعان پروژه ها بالاخص کارفرمایان محترم برای دستیابی به اهداف ذیل کمک می کند:
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش یکپارچه سازی (Integration K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش محدوده (Scope K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش زمان (Time K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش هزینه (Cost K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش کیفیت(Quality K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش ریسک (Risk K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش ذی نفعان (Stakeholder K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش منابع(Resource K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش تامین(Procurement K.A)
• طراحی و جاری سازی کلیه فرآیندهای مدیریت پروژه حوزه دانش ارتباطات(Communication K.A)
• مدیریت کلان مالی سبد پروژه ها (Portfolio Cost Management)
• مدیریت کلان زمانی سبد پروژه ها(Portfolio Schedule Management)
• مدیریت کلان ریسک سبد پروژه ها (Portfolio Risk Management)
• مدیریت کلان منابع سبد پروژه ها (Portfolio Resource Management)
برخی از Solution های نرم افزاری در این خصوص شامل محصولات زیر جهت مدیریت بهینه یکپارچه سازی می شود:
Microsoft Office Project Professional
Microsoft Office Project Server
Microsoft Project Web Access
Microsoft Office Portfolio Server
Oracle-Primavera P6
Oracle-Primavera Risk Analysis
برنامه ریزی پروژه
عبارت است از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می‌گیرد.
پس از تعریف مشخصات پروژه، باید مشخص شود که اهداف و خواسته ها چگونه تحقق می یابند که این وظیفه برنامه ریزی است. برای یک برنامه ریزی جامع و قوی مراحل زیر باید انجام پذیرد:
- توصیف و دستورالعمل انجام کار ( تهیه شرح کار، تهیه ساختار شکست کار )
- زمانبندی ( رسم شبکه، تخمین زمان، زمانبندی )
- تخصیص منابع
- بودجه
پارامترهای برنامه ریزی پروژه
اطلاعاتی که برای انجام برنامه ریزی پروژه به آنها نیاز است به دو دسته تقسیم می شوند:
- پارامترهای پروژه: اطلاعاتی که برای کل پروژه و بدون توجه به هر فعالیت باید تعیین شوند.شامل: تاریخ شروع پروژه، تاریخ پایان پروژه، تقویم کاری پروژه، منابع در اختیار، تقویم کاری منابع
- پارامترهای فعالیت ها: پس از به دست آمدن لیست فعالیت ها و به منظور برنامه ریزی انجام آنها، برای هریک از آنها اطلاعاتی بدین شرح تعیین می شود: مدت زمان انجام فعالیت، هزینه انجام فعالیت،رابطه بین فعالیت مورد نظر با سایر فعالیت ها، منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت، محدودیت زمانی
